Recogida trimestral de facturas para gestorías
El día 20, sin perseguir a nadie.
Tus clientes reciben el aviso, sus facturas llegan renombradas a su carpeta y cada mañana sabes a quién le falta qué. Tú solo revisas y presentas.
- Desde 90 €/mes + 700 € de puesta en marcha
- En marcha en 4 semanas
- Para gestorías de 1 a 10 personas
Sin llamadas si no quieres.
El problema
Los días antes del 20 se van persiguiendo facturas.
Cada trimestre es igual: escribes a cada cliente, unos mandan todo por correo, otros por WhatsApp, otros una foto torcida con un nombre que no dice nada.
Vuelves a preguntar a los que faltan, y a los que faltan otra vez. Y hasta que no lo revisas todo a mano no sabes quién está completo.
Son horas que no se facturan, justo en la semana con más trabajo.
¿Me mandas las facturas del trimestre?
Mañana te las paso.
¿Me las mandas? Que el 20 está encima.
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Antes y con VIA
Lo mismo, sin el trabajo de alrededor.
Antes
- Persigues cada factura por correo y WhatsApp.
- Archivos con nombres que no dicen nada, por todas partes.
- No sabes quién está completo hasta revisarlo todo.
Con VIA
- Cada cliente recibe su aviso con lo que le falta.
- Cada factura, renombrada y en la carpeta de su cliente.
- Cada mañana, quién falta y qué le falta.
Qué hace, paso a paso
Del aviso al resumen, sin que persigas a nadie.
- 15 días antes del plazo
Cada cliente recibe su aviso
Con la lista de lo que tiene que mandar ese trimestre y cómo mandarlo.
- A 7 y a 3 días
Solo se recuerda lo que falta
Quien ya lo ha mandado todo no recibe nada más. Quien no, recibe un recordatorio con lo que le falta, sin más.
- Cada factura que llega
Se lee, se renombra y se guarda
Va a la carpeta de su cliente con un nombre claro y queda apuntada en tu hoja de control.
- Si algo no está claro
Se marca para que lo revises
Una foto que no se lee o un documento que no parece una factura no se da por bueno: queda apartado para ti.
- Cada mañana
Tu resumen
Quién lo ha entregado todo y a quién le falta qué, en tu correo.
Lo que no hace: no contabiliza ni presenta nada. Eso lo sigues haciendo tú, con las facturas ya ordenadas.
Resultados
Qué recibes cada campaña
- Cada mañana, el resumen de entregasQuién está completo, a quién le falta qué y qué hay para revisar.
- La hoja de control, siempre al díaCada factura apuntada con su cliente y su fecha de llegada.
- Carpetas ordenadas por clienteCon nombres que se entienden sin abrir el archivo.
- Al cierre de cada campaña, un informe nuestroQué avisos y recordatorios han salido y qué hemos ajustado. En el nivel Completo.
- 31lo han entregado todo
- 8con facturas pendientes · recordatorio enviado hoy
- 2facturas marcadas para que las revises
Cada factura, renombrada y guardada en la carpeta de su cliente.
Para quién es
Gestorías y asesorías de 1 a 10 personas
Para gestorías y asesorías pequeñas, de 1 a 10 personas, que recogen las facturas de sus clientes cada trimestre por correo o WhatsApp.
- Tienes clientes autónomos o pequeñas empresasque te mandan facturas cada trimestre.
- Hoy lo persigues a manopor correo, por WhatsApp o por teléfono.
- Guardas los documentos en Driveo puedes empezar a hacerlo.
Qué necesitamos de ti
Poco, y de una vez.
- Un buzón solo para la documentacióntipo documentacion@ en tu dominio. Si no lo tienes, te ayudamos a crearlo.
- La lista de tus clientesuna exportación con su correo y qué tiene que mandar cada uno.
- Tu carpeta de Drivedonde se guardarán las carpetas de cada cliente.
- 30–50 facturas antiguaspara probar la lectura antes de la campaña, después de firmar el encargo de tratamiento.
Nunca te pediremos certificado digital, claves de Hacienda, acceso a tu programa de contabilidad ni a los bancos.
Calculadora
Lo que gana tu despacho.
Pon tus números y mira cuántas horas y euros se van cada año en perseguir, descargar y ordenar facturas, y cuándo se paga VIA.
Hoy, recogiendo a mano
–h al año
–€ al año
– jornadas de trabajo cada trimestre
Con VIA Profesional, para – clientes
–€/mes + 700 € de puesta en marcha
– € el primer año · – € desde el segundo
Lo que gana tu despacho
–€ el primer año
– € al año desde el segundo
Te llevamos al formulario con estas cifras ya puestas. No guardamos nada hasta que lo envíes.
Fuentes y supuestos
Horas al año = clientes × minutos ÷ 60 × 4 trimestres. Euros al año = horas × coste por hora. VIA, nivel Profesional: 120 €/mes hasta 150 clientes (Esencial 90 €, Completo 180 €) y 40 €/mes más por cada 50 clientes adicionales, más 700 € de puesta en marcha. Lo recuperas cuando lo que ahorras en las campañas trimestrales cubre lo pagado. Jornadas de 8 h.
- Convenio colectivo de Oficinas y Despachos de la provincia de Valencia 2024-2026, tablas salariales definitivas · BOP de Valencia (texto en el n.º 130, 10-07-2025; última publicación en el n.º 241, 17-12-2025), copia en CCOO. ccoo.app/convenio/convenio-colectivo-oficinas-y-despachos-de-valencia/ Salario bruto anual 2026 de Oficial 1ª Administrativo (salario base + plus de convenio): 18.736,95 €/año · Jornada anual del convenio (art. 33): 1.750 h/año
- Supuesto Supuestos de VIA, a validar en el piloto con tus números. Coste de Seguridad Social a cargo de la empresa sobre el bruto (aproximado): 32 % · Tiempo por cliente y trimestre persiguiendo, descargando, renombrando y ordenando documentos: 42 min/cliente/trimestre · Escenario prudente del mismo tiempo: 20 min/cliente/trimestre · Horas de una jornada de trabajo, para pasar horas a jornadas: 8 h/jornada
- Reglamento del IVA (RD 1624/1992), art. 71.3: periodo de liquidación trimestral · BOE (texto consolidado). boe.es/buscar/act.php Campañas trimestrales de IVA al año (modelo 303): 4 trimestres
- Tarifa de la Recogida trimestral automática · VIA. Puesta en marcha (pago único): 700 € · Cuota mensual del nivel Profesional: 120 €/mes · Clientes incluidos en la cuota: 150 clientes · Tamaño de cada tramo adicional de clientes: 50 clientes · Cuota adicional por cada tramo de clientes por encima del límite: 40 €/mes
Precio
Precio
Calcula lo que gana tu despacho ↑
Preguntas
Lo que nos suelen preguntar.
¿Contabiliza o presenta los impuestos?
No. Recoge, ordena y te avisa. La contabilidad y las presentaciones las sigues haciendo tú, como hasta ahora.
¿Y si un cliente manda una foto borrosa o algo que no es una factura?
Se marca para que lo revises y no se apunta como entregado. Nada dudoso se da por bueno.
¿Mis clientes tienen que instalar algo o aprender algo nuevo?
No. Reciben un correo y contestan con sus facturas, como ya hacen. En el nivel Completo, el aviso les llega también por WhatsApp.
¿Tengo que cambiar de programa?
No. Funciona con tu correo y tu Drive. Tu programa de contabilidad no se toca.
¿Qué diferencia hay entre los niveles?
Esencial avisa, recuerda solo lo que falta, guarda cada documento en la carpeta de su cliente y te manda el resumen de cada mañana. Profesional, además, lee cada documento, lo apunta en la hoja de control y aparta lo dudoso. Completo añade los avisos por WhatsApp, desde el WhatsApp Business de tu despacho (lo damos de alta contigo), y un informe al cierre de cada campaña.
¿Cuánto tarda en estar funcionando?
4 semanas desde que das el sí. Antes te enseñamos una demo con tu caso para que veas cómo queda.
¿Qué pasa con los datos de mis clientes?
Se quedan en tus cuentas. Antes de tocar ningún dato firmamos contigo un contrato de encargo de tratamiento; la automatización funciona en un servidor de la Unión Europea y solo accedemos a lo necesario para el servicio.
¿Tu gestoría pierde los días antes del 20 persiguiendo facturas?
Cuéntanos cómo lo hacéis hoy y te enseñamos una demo con tu caso. O haz el diagnóstico de tu despacho en 5 minutos.